آموزش صدور فاکتور در فروشگاه اینترنتی

از آنجایی که پرتال به عنوان یک پلتفرم حرفه‌ای، امکان ساخت فروشگاه آنلاین را فراهم کرده است؛ بخشی هم برای فاکتوردهی اتوماتیک ایجاد کرده تا مدیران فروشگاه اینترنتی بتوانند به راحتی برای سفارشات وب سایت فاکتور رسمی صادر کنند. با پرتال برای دریافت فاکتور خرید و فروش نیازی به استفاده از برنامه‌های جانبی ندارید و می‌توانید در هزینه‌هایتان صرفه جویی کنید.

در ادامه به صورت کامل در مورد صدور فاکتور آنلاین برای فروشگاه‌های اینترنتی در پرتال صحبت می‌کنیم. با ما در ادامه همراه باشید.

فاکتور فروش چیست؟

فاکتور فروش به سندی گفته می‌شود که فرایند فروش را ثبت می‌کند. این فاکتور توسط فروشنده صادر شده و در اختیار مشتری قرار می‌گیرد. فاکتور فروش انواع مختلفی دارد؛ اما به صورت کلی شامل این موارد است:

• شماره فاکتور
• تاریخ و ساعت خرید
• بارکد خرید
• اطلاعات فروشنده
• اطلاعات خریدار
• شناسه خرید
• کرایه حمل در فاکتور فروش
• امکان چاپ
• ویزیتوری در فاکتور فروش
• تخفیف فاکتور
• مبلغ فاکتور
• تخفیف
• فاکتور موقت

آموزش فاکتور زدن در فروشگاه‌ ساز پرتال

در عصر تکنولوژی دیگر نیازی ندارید که همه کارها را به صورت دستی انجام دهید. با یک کلیک ساده می‌توانید در لحظه فاکتور فروش یا جمع فروش‌های روزانه و ماهانه خودتان را به دست بیاورید. دقیقاً شبیه به ساخت فروشگاه اینترنتی که می‌توانید با استفاده از فروشگاه ساز با یک کلیک سایت بسازید.

فروشگاه ساز امکان ساخت سایت را بدون دانش فنی و در کمتر از 5 دقیقه فراهم کرده است. امکانات خیلی زیادی هم برای مدیریت فروشگاه دارد. یکی از این امکانات، ارائه فاکتور و مدیریت سفارش‌ها است.

فروشگاه‌های اینترنتی برای خرید و فروش کالا نیاز به فاکتور و پیش‌فاکتور دارند. همچنین، یک فروشگاه اینترنتی برای ارسال کالا نیاز به دریافت برچسب سفارش دارد. اگر از فروشگاه سازی مثل پرتال برای ساخت سایت استفاده کردید، می‌توانید بدون پرداخت هزینه و در سریع‌ترین زمان ممکن همه فاکتورهای سفارش را دریافت کنید. در ادامه به شما می‌گوییم که چطور می‌توانید در پرتال فاکتور صادر کنید.

1- آموزش صدور فاکتور رسمی

اگر مشتری بعد از خرید کالا نیاز به فاکتور رسمی داشت، می‌توانید از بخش پنل مدیریت پرتال فاکتور سفارش را دریافت کنید. برای صدور فاکتور رسمی در پرتال این مراحل را دنبال کنید:

1. از منوی سمت راست پنل مدیریت گزینه فروشگاه را انتخاب کنید.
2. روی گزینه سفارش‌ها کلیک کنید.

1. سفارشی که می‌خواهید برایش فاکتور رسمی صادر کنید را انتخاب کنید. برای انتخاب سفارش باید روی مربع سمت راست سفارش کلیک کنید.
2. روی گزینه آبی رنگ علامت چاپ کلیک کنید.
3. گزینه فاکتور را انتخاب کنید.

1. در پنجره‌ باز شده می‌توانید فاکتور را مشاهده کنید و در صورت تمایل آن را چاپ کنید. امکان دریافت فایل به صورت PDF هم وجود دارد.

2- آموزش صدور پیش‌فاکتور

گاهی اوقات شرکت‌ها قبل از ثبت سفارش از شما درخواست پیش‌فاکتور می‌کنند. این پیش‌فاکتور برای تأمین مالی هزینه خرید از سمت بخش مالی هر شرکت ضروری است. شما می‌توانید از بخش پنل مدیریت یک پیش‌فاکتور ایجاد کنید.

1. در منوی سمت راست پنل مدیریت روی گزینه فروشگاه بزنید.
2. گزینه سفارش‌ها را انتخاب کنید.
3. سفارشی که قصد دریافت پیش‌فاکتور دارید را انتخاب کنید. (مشتری باید اقلام سفارشی را انتخاب کند اما پرداخت اینترنتی را انجام ندهد.)
4. کادر آبی رنگ چاپ را انتخاب کنید.
5. روی گزینه پیش‌فاکتور بزنید.

1. پیش‌فاکتور دریافتی را برای مشتری ارسال کنید.

3- آموزش صدور فاکتور نیابتی

اگر همانند سایت دیجی کالا فعالیت می‌کنید و خودتان محصولی برای فروش ندارید، می‌توانید از فاکتور نیابتی استفاده کنید. در فاکتور نیابتی می‌توانید میزان سود یا همان حق‌العمل کاری که از هر سفارش دریافت می‌کنید را مشخص کنید. 

این نوع فاکتور فروش برای مالیات فروشگاه اینترنتی شما اهمیت زیادی دارد. شما در اصل یک واسط بین خریدار و فروشنده هستید. در نتیجه بابت سود و حق‌العمل خودتان باید مالیات پرداخت کنید. برای دریافت فاکتور نیابتی این مراحل را طی کنید.

1. پنل مدیریت سایت را باز کنید.
2. از منوی سمت راست صفحه روی فروشگاه و سپس سفارش‌ها کلیک کنید.
3. سفارشی که می‌خواهید فاکتور نیابتی صادر شود را انتخاب کنید.
4. روی علامت چاپ آبی رنگ کلیک کنید.
5. گزینه فاکتور فروش نیابتی را بزنید.

1. فاکتور دریافتی را چاپ کنید یا نسخه PDF آن را ذخیره کنید.

4- آموزش دریافت برچسب ارسال سفارشات

اگر دستگاه چاپ برچسب داشته باشید، می‌توانید برای ارسال سفارش، آدرس گیرنده و فرستنده را از روی فاکتور دریافت کنید. برای این کار به پنل مدیریت سایتتان در پرتال بروید و این مراحل را دنبال کنید:

1. از منوی سمت راست روی گزینه فروشگاه کلیک کنید.
2. گزینه سفارش‌ها را انتخاب کنید.
3. سفارش‌هایی که قصد چاپ برچسب ارسال دارید را انتخاب کنید.
4. گزینه آبی رنگی که به شکل چاپ است را انتخاب کنید.
5. گزینه برچسب ارسال را بزنید.

1. برچسب فاکتورها را چاپ کنید.

5- استفاده از لیست جمع آوری سفارشات

آخرین گزینه هم مربوط به دریافت یک لیست کامل سفارشی برای صاحب فروشگاه است. برای محاسبه میزان فروش روزانه یا ماهانه خودتان، می‌توانید از این گزینه هم استفاده کنید. همچنین، انبارداران بر اساس لیست روزانه سفارشات می‌توانند سفارش مشتریان را بسته بندی کنند.

برای جمع آوری لیست روزانه و ماهانه در پرتال این مراحل را طی کنید:

1. از منوی سمت راست پنل مدیریت گزینه فروشگاه را انتخاب کنید.
2. روی گزینه سفارش‌ها کلیک کنید.
3. سفارشات مورد نظر را به صورت گروهی انتخاب کنید. (تیک کنار هر سفارش را بزنید.)
4. دکمه آبی رنگ چاپ را انتخاب کنید.
5. گزینه لیست جمع آوری را بزنید.

1. همه سفارشات انتخاب شده برای شما نمایش داده می‌شوند. می‌توانید به صورت PDF یا چاپی فایل سفارشات را دریافت کنید.

نکته: در صورت تقاضای صاحب وب سایت، تیم پشتیبانی پرتال مواردی مثل لوگو فروشگاه، مهر دیجیتال، متن ثابت و... را در فاکتور فروش به صورت سفارشی قرار می‌دهند.

نحوه فعال سازی ارسال وضعیت سفارش به مشتری

اگر می‌خواهید مشتری از وضعیت سفارش به صورت پیامکی مطلع شود، باید از بخش برنامه‌های جانبی برنامه “ملی پیامک” را فعال کنید. در صفحه فعال سازی ملی پیامک می‌توانید انتخاب کنید که چه زمان‌هایی برای کاربر یک پیامک جدید ارسال شود.

در بخش “پیام رسانی به کاربران” تیک گزینه “هنگام ایجاد و ثبت سفارش“ و “هنگام تغییر وضعیت سفارش“ را انتخاب کنید. در صورت تغییر وضعیت سفارش از سوی شما، نیازی به ارسال پیامک دستی نیست. پیامک به صورت خودکار به کاربر ارسال می‌شود.

تغییر وضعیت سفارش‌ها هم به این صورت است که می‌توانید روی گزینه مداد کنار هر سفارش کلیک کنید. سپس در بخش انتهای صفحه یکی از این 5 گزینه را انتخاب کنید:

• سفارش تکمیل نشده.
• سفارش پیگیری نشده است.
• در حال پیگیری است.
• انجام شده است.
• لغو شده.

همچنین، با انتخاب دکمه “+ افزودن اطلاعات ارسال” می‌توانید تغییراتی در وضعیت سفارش مشتری ایجاد کنید. مثلاً کد پیگیری پست، ارائه دهنده، وضعیت ارسال، وزن کالا و حتی زمان ارسال و تحویل را تغییر دهید.

آیا امکان شخصی سازی نرم افزار فاکتورزنی در پرتال وجود دارد؟

فروشگاه ساز پرتال Api base است؛ یعنی نرم افزارها یا ابزارهایی که امکان اتصال از طریق api را داشته باشند، می‌توانند به پرتال متصل شوند. البته تیم توسعه دهنده پرتال فقط داکیومنت کاملی از api پرتال را در اختیار شما قرار می‌دهد.

خودتان باید با کمک یک کدنویس مسلط به api، برنامه یا نرم افزار مورد نظرتان را به سایت ساخته شده در پرتال متصل کنید.

API به زبان ساده بخشی از برنامه‌ای است که وظیفه ارائه اطلاعات را دارد. API پس از دریافت درخواست یک نرم افزار، یک پاسخ به همراه اطلاعات درخواست شده را به آن نرم افزار ارسال می‌کند.

مثلاً فرض کنید سایت فروشگاهی شما به نرم افزار سپیدار متصل شده است. از طریق نرم افزار می‌خواهید موجودی محصولات خود در سایت آپدیت کنید. پس از اعمال تغییرات در نرم افزار حسابداری، درخواست به سمت سایت ارسال می‌شود و موجودی در سایت به‌روزرسانی می‌شود.

اگر نرم افزارهای حسابداری مثل هلو، سپیدار، محک، فرداد، پارمیس و... امکان اتصال به صورت API را داشته باشند، می‌توانید به راحتی آن را به سایت خودتان در پرتال متصل کنید.

سخن پایانی

در این مقاله صفر تا صد نحوه صدور فاکتور اینترنتی برای فروشگاه‌های آنلاین را توضیح دادیم. اگر در پرتال سایت داشته باشید می‌توانید بدون پرداخت هیچ هزینه‌ای، از قابلیت صدور فاکتور، پیش‌فاکتور، برچسب کالا و فاکتور نیابتی بهره‌مند شوید.

اگر سؤال یا نظری در خصوص ارائه فاکتور به مشتری و صدور فاکتور در فروشگاه اینترنتی دارید در بخش دیدگاه‌ها نظر خودتان را ثبت کنید.

سؤالات متداول

• فاکتور رسمی چیست؟

به سندی که برای تأیید معامله بین فروشنده و خریدار صادر می‌شود، فاکتور رسمی می‌گویند. فاکتور رسمی می‌تواند به صورت آنلاین، دست نویس یا توسط نرم افزارهای حسابداری تهیه و تنظیم شود.

• برای صدور فاکتور خرید و فروش در پرتال باید چه کاری انجام دهیم؟

برای صدور فاکتور خرید و فروش در پرتال باید به پنل مدیریت سایتتان مراجعه کنید. سپس از طریق منوی سمت راست روی گزینه فروشگاه و سپس سفارش‌ها کلیک کنید. با انتخاب هر سفارش و کلیک روی دکمه چاپ، می‌توانید فاکتور هر سفارش را صادر کنید.

• آیا امکان اتصال نرم افزارهایی مثل هلو و سپیدار به پرتال وجود دارد؟

بله شما می‌توانید با استفاده از قابلیت API، نرم افزارهای حسابداری مثل هلو و سپیدار را به سایتتان در پرتال متصل کنید.

• چرا باید فاکتور رسمی فروش داشته باشیم؟

فروشنده موظف است که فاکتور رسمی برای خریدار صادر کند. این فاکتور هم برای خریدار و هم برای فروشنده الزامی است. خریدار از فاکتور رسمی به عنوان سند برای اثبات خرج و مخارج شرکت استفاده می‌کند. فروشنده هم برای اثبات میزان فروش فصلی و سالانه نیاز به این فاکتور دارد.