شاخص کلیدی عملکرد (KPI) یا Key Performance Indicator چیست؟

هیچ‌کدام از ما نمی‌توانیم منکر اهمیت موفقیت و پیشرفت کردن در زندگی‌مان بشویم. آیا هدفی والاتر از موفقیت در تمامی مراحل زندگی وجود دارد؟ اگر شما نیز با ما هم‌عقیده هستید مسیرمان یکی است. یکی از مهم‌ترین اهداف هر فرد موفقیت در کسب‌وکار است. موفقیت در کسب‌وکار به عوامل متعددی بستگی دارد که یکی از مهم‌ترین این عوامل شاخص کلیدی عملکرد (KPI) است. شاخص کلیدی عملکرد به شما کمک می‌کند تا از فرش به عرش برسید و از فراز بالاترین قله‌های موفقیت برای رقبای خود دست تکان دهید. عجله نکنید! ما در این مطلب قصد داریم که اطلاعات جامعی درباره‌ی KPI در اختیار شما قرار دهیم. پس اگر آب دستتان است زمین بگذارید و چهار چشمی با ما باشید.

شاخص کلیدی عملکرد(KPI) یا Key Performance Indicator چیست؟

شاخص کلیدی عملکرد ابزاری قدرتمند در پیشبرد اهداف و رشد کسب‌وکار شما است. به بیان ساده، شاخص کلیدی عملکرد (KPI) معیاری برای سنجش میزان موفقیت یک کسب‌وکار است. پس از اینکه هدف خود را تعیین کردید، با استفاده از متغیرهای مشخص می‌توانید به راحتی داده‌های خود را ارزیابی کنید و قدم‌به‌قدم به موفقیت نزدیک‌تر شوید. با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد فعالیت‌های حیاتی یک سازمان را بشناسید و آن‌ها را در زمان‌های مشخص اندازه‌گیری کنید. به بیان ساده‌تر KPI سکوی پرتابی به سوی موفقیت‌های چشمگیر است! پس آن را درست بشناسید و از آن به خوبی استفاده کنید.

انواع شاخص‌های کلیدی عملکرد KPI

شاخص‌های ورودی عملکرد انواع مختلفی دارند که در زیر آمده است:

1. ورودی‌ها: داده‌های مربوط به تمامی منابع مصرف‌شده در یک پروژه‌ی مشخص را شامل می‌شود.
2. فرآیند: کارآیی و کیفیت فرآیندهای موثر در تولید خروجی‌های پروژه است.
3. خروجی‌ها: به مواد تولیدی و یا عملکرد صورت‌گرفته در یک پروژه‌ی مشخص می‌گویند.
4. نتایج: تاثیر دستاوردهای عملکرد را بررسی می‌کند
5. پروژه: مسئول بررسی نقاط قوت و پیشرفت پروژه‌ی موردنظر و وضعیت تحویل آن است.

مراحل پنج‌گانه‌ی ساخت KPI

1. اهداف خود را مشخص کنید

برای اینکه بتوانید شاخص‌های عملکرد مناسب بسازید باید اهداف خود را بشناسید. وقتی به شناخت دقیقی از اهداف خود رسیدید و هدف مشخصی را برای خود تعیین کردید دقیقا می‌دانید که برای رسیدن به موفقیت به چه چیزهایی نیاز دارید.

2. چه فاکتورهای حیاتی (CSF) در موفقیت شما تاثیر دارند؟

برای رسیدن به موفقیت فاکتورهای حیاتی مهمی وجود دارند. شما باید به عنوان مدیر یک کسب‌و‌کار و یا سازمان این فاکتورهای حیاتی را بشناسید و در راستای موفقیت بر روی آن‌‌ها تمرکز کنید. هنگامی که به شناخت دقیقی از این فاکتورهای موثر در موفقیت دست پیدا کنید به راحتی در بازه‌ی زمانی مشخصی برای رسیدن به آن‌ها برنامه‌ریزی می‌کنید.

3. با استفاده از CSF شاخص‌های عملکرد (KPI) را تعیین کنید

باید بدانید که تمامی فاکتورهای حیاتی موفقیت لزوما شاخص‌های کلیدی عملکرد نیستند. این فاکتورها تنها عناصر لازمی هستند که در استراتژی موفقیت نقش دارند. شاخص‌های کلیدی عملکرد معیارهای متریک هستند که اطلاعات مفیدی درباره‌ی عملکرد کسب‌وکار به شما نمایش می‌دهند. تمامی شاخص‌ها متریک هستند ولی لزوما هر داده‌ی متریک نمی‌تواند شاخص عملکرد مناسبی باشد.

4. داده‌ها و معیارهای مفید را جمع‌آوری کنید

داده‌ها و معیارهای مفید در حقیقت باعث می‌شوند تا شما با بررسی آن‌ها به اطلاعات مفیدتری دست پیدا کنید. این معیارها که تاثیر زیادی در محاسبه‌ی شاخص‌های عملکرد دارند باید جمع‌آوری و بررسی شوند تا با استفاده از آن‌ها بتوانید به متریک‌های معینی دست پیدا کنید.

5. از روی داده‌ها و معیارهای خود میزان متریک‌ها را محاسبه کنید

وقتی که تمامی معیارها را جمع‌آوری کردید باید به تحلیل آن‌ها بپردازید. نتیجه‌ای که از تحلیل این معیارها به دست می‌آید متریک‌ها هستند. این متریک‌ها در یک بازه‌ی زمانی مشخص تعریف می‌شوند و برای اینکه به یک شاخص عملکرد تبدیل شوند باید اطلاعات مفیدی از عملکرد سازمان و یا حوزه‌ی موردنظر را در اختیار ما قرار بدهند.

داشبورد KPI چیست و چه کاربردی دارد؟

داشبوردهای مدیریتی شیوه‌ای عالی برای بررسی تمامی شاخص‌های عملکرد است. این داشبوردها تمامی داده‌ها را در یک زمان به صورت تصویری و گرافیکی در اختیار شما قرار می‌دهند. شما می‌توانید داشبورد خود را براساس KPI تعیین‌شده بسازید و با استفاده از آن به موفقیت و سودآوری دست یابید. تصویر نمونه‌ای از داشبوردهای مدیریتی را در زیر مشاهده کنید.

انواع داشبوردهای KPI

داشبوردهای مدیریتی KPI انواع مختلفی دارند که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:

1. داشبورد استراتژیک (اجرایی): در این نوع از داشبوردهای مدیریتی امکان بررسی تمامی داده‌های موجود در تمام سطوح یک سازمان فراهم است. این داشبوردها داده‌های لازم برای گسترش عملکرد و بهبود کیفیت و کارآیی را ارائه می‌‌دهند. وظیفه‌ی اصلی این داشبوردها شناسایی فرصت‌های طلایی برای تحلیل‌های بعدی است.
2. داشبورد عملیاتی: این داشبوردها با جمع‌آوری داده‌های لازم در حین انجام یک پروژه به کاربر کمک می‌کند تا از مسیر نرمال خارج نشود. وظیفه‌ی اصلی این داشبوردها ارسال هشدارهای خاص برای یک کاربر است تا سریعا شرایط را به حالت نرمال بازگرداند.
3. داشبورد تحلیلی: همان‌طور که از نامش پیداست این داشبورد به مقایسه و تحلیل داده‌ها و متغیرهای یک پروژه می‌پردازد. این داشبوردها معمولا اطلاعات کامل‌تری را به کاربر ارائه می‌دهند و با مقایسه و تحلیل داده‌ها در تصمیم‌گیری کاربر را یاری می‌کنند.

برخی از ابزارهای مورد استفاده در ساخت داشبوردهای مدیریتی KPI

1. برنامه‌ی اکسل

یکی از شیوه‌های ایجاد و مدیریت داشبوردهای KPI استفاده از برنامه‌ی اکسل است. شما می‌توانید به راحتی و در چند مرحله‌ی ساده داشبوردهایی برای مدیریت اهداف و کارهای خود ایجاد کنید. تنها کافیست پیش از ایجاد یک داشبورد اهداف خود را مشخص کنید تا راحت‌تر بتوانید داشبورد خود را بسازید.

2. نرم‌افزار مدیریتی VDash

این نرم‌افزار یکی از نرم‌افزارهایی است که برای طراحی داشبوردهای مدیریتی استفاده می‌شود و محصولی کاملا ایرانی است و همین امر کار کردن با آن را برای کاربرهای ایرانی راحت‌تر کرده است. شما می‌توانید این نرم‌افزار را به راحتی نصب کنید و از قابلیت‌های آن در پیشبرد اهداف مدیریتی خود استفاده کنید.

اگر می‌خواهید این نرم‌افزار را نصب کنید و یا درباره‌ی آن بیش‌تر بدانید به آدرس اینترنتی http://vdash.ir/ مراجعه کنید.

جمع‌بندی نهایی

هدف از نوشتن این مقاله آشنا کردن شما با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و نحوه‌ی مدیریت آن است. اگر شما بتوانید اهداف خود را روشن کنید و در راستای پیشرفت و بهبود آن‌ها در مسیر درست گام بردارید بدون شک موفقیت در دستان شماست. امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد. خوب است بدانید که علاوه بر نرم‌افزار مدیریتی معرفی‌شده موارد دیگری نیز وجود دارند که شما می‌توانید آن‌ها را نصب و استفاده کنید. نظرات و پیشنهادات خود را با ما در میان بگذارید، ما نیز در کمترین زمان پاسخگوی شما هستیم.